○岡崎市上下水道局文書取扱規程

令和5年3月20日

上下水道局管理規程第1号

岡崎市上下水道局文書取扱規程(平成16年岡崎市水道事業管理規程第4号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この管理規程は、上下水道局における文書等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この管理規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理すべきものをいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものをいう。

(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、回議、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。

(4) 完結文書 事案の処理が完結した文書等をいう。

(5) 常用文書 課において常時使用する台帳、帳簿等で、加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するものをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事案の決定は、文書等を作成して行うことを原則とする。

2 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(上下水道部長)

第4条 上下水道部長は、上下水道局における文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2 上下水道部長は、必要があると認めるときは、課長の文書等の管理の状況について検査を行うことができる。

(総務課長)

第5条 総務課長は、上下水道部長を補佐し、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、課長に必要な指導及び助言をするものとする。

(課長)

第6条 課長は、当該課における文書事務を統括する。

(文書管理責任者及び文書取扱主任者)

第7条 課に、文書管理責任者及び文書取扱主任者を置く。

2 文書管理責任者は、原則として、岡崎市上下水道局組織規程(昭和48年岡崎市水道事業管理規程第1号)第15条に規定する副課長とする。ただし、副課長が置かれていない課にあっては、課長がこれを行う。

3 文書管理責任者は、課長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 課の文書事務に係るリスク管理に関すること。

(2) 文書事務に関し課で一元的に取りまとめるべき事項に関すること。

(3) 文書取扱主任者が主として行う文書事務の統括に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、課の文書等の取扱いの統一に関すること。

4 文書取扱主任者は、原則として、岡崎市上下水道局組織規程第16条第2項に規定する係長とする。

5 文書取扱主任者は、課長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書事務の促進、改善及び指導に関すること。

(2) 完結文書の整理、保存及び廃棄に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、文書等の取扱いに関すること。

(文書の受領及び配布)

第8条 郵便その他の方法により上下水道局に到達した文書(電磁的記録を記録した光ディスク等の媒体を含む。)は、総務課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(1) 封書は、開封しないで主管課に配布すること。ただし、封皮の宛先のみでは主管課が明らかでないときは、開封して主管課を確認の上配布すること。

(2) 親展文書は、封をしたまま名宛人に配布すること。

(文書等の記号及び番号)

第9条 次の各号に掲げる文書等には、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、第3号に掲げる文書等であって、市の組織内に発するものその他記号及び番号を付すことが適当でないものは、この限りでない。

(1) 管理規程、告示及び公告 記号は「岡崎市上下水道局管理規程」、「岡崎市上下水道局告示」又は「岡崎市上下水道局公告」とし、番号は令達番号簿による番号とする。

(2) 達及び指令 記号は別表に掲げる主管課を表した略字に年度を表す数字及び「岡崎市上下水道局達」又は「岡崎市上下水道局指令」の文字を冠したものとし、番号は文書管理システムにより主管課ごとに付された番号(次号及び第3項において「文書番号」という。)とする。

(3) その他の発送文書 記号は別表に掲げる主管課を表した略字に年度を表す数字を冠したものとし、番号は文書番号とする。

2 第13条の規定によりその例によることとされる岡崎市文書取扱規程(平成16年岡崎市訓令第4号)第13条第1項又は第2項の規定により文書管理システム以外の情報システムを使用して起案をした事案に係る文書等に付する番号は、当該情報システムにより付された番号とする。

3 文書番号は毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日に止めるものとし、前項の規定による番号は、文書番号と重複しないよう、毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日に止めるものとし、令達番号簿による番号は種類ごとに毎年1月1日から付し始め、同年12月31日に止めるものとする。

4 令達番号簿(その作成に代えて電磁的記録の作成がされている場合における当該電磁的記録を含む。)は、総務課に備える。

(公印等)

第10条 施行する文書等は、公印(岡崎市上下水道局公印規程(昭和43年岡崎市水道事業管理規程第4号)第2条第2項に規定する公印をいう。)の押印又は電子署名(岡崎市上下水道局電子署名規程(平成20年岡崎市水道事業管理規程第1号)第4条に規定する電子署名をいう。)の付与を行わなければならない。ただし、次に掲げる文書等については、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。

(1) 市の組織内に発する文書等

(2) 公印が押印されている文書の添え書き

(3) 刊行物、資料等の送付文

(4) 照会及び回答に関する文書等

(5) 行事等の通知の文書等

(6) 権利又は義務に直接関係しない一定の事実を事務上の参考として通知する文書等

2 公印の取扱いについては、岡崎市上下水道局公印規程の定めるところにより、電子署名の取扱いについては、岡崎市上下水道局電子署名規程の定めるところによる。

(郵送)

第11条 郵送により文書を施行しようとするときは、その員数を確認して、総務課に提出しなければならない。

(廃棄処分)

第12条 総務課長は、次条の規定によりその例によることとされる岡崎市文書取扱規程第32条の規定により廃棄処分の決定がされた保存完結文書等(電子文書及び同規程第33条第2項に規定する業務システム電子文書(当該業務システム電子文書が登録された情報システムを管理する者が、市長の補助機関である場合に限る。)に限る。)について、速やかに市長の補助機関に廃棄を依頼しなければならない。

(文書等の取扱い)

第13条 上下水道局における文書等の取扱いについては、第3条から前条までに定めるもののほか、岡崎市文書取扱規程の規定(第1章第2章第10条第15条第19条第20条第33条第1項第8章及び第10章の規定を除く。)の例による。この場合において、同規程の規定(第16条第4項第21条第2項及び第36条第2項の規定を除く。)中「総務部総務文書課長」とあるのは「総務課長」と読み替えるほか、次の表の左欄に掲げる同規程の規定中同表の中欄に掲げる字句は、それぞれ同表の右欄に掲げる字句に読み替えるものとする。

2 第2条の規定は、前項の規定によりその例によることとされる岡崎市文書取扱規程に規定する用語について準用する。

(文書管理の特例)

第14条 課長は、文書等の管理がこの管理規程に定めるところにより難いときは、上下水道部長の承認を受けて別に定めることができる。

(委任)

第15条 この管理規程に定めるもののほか、この管理規程の施行に関し必要な事項は、上下水道部長が定める。

(施行期日)

1 この管理規程は、公布の日から施行する。

(岡崎市上下水道局電子署名規程の一部改正)

2 岡崎市上下水道局電子署名規程(平成20年岡崎市水道事業管理規程第1号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(令和6年3月26日上下水管規程第3号)

この管理規程は、令和6年4月1日から施行する。

別表(文書記号表)

記号

経営管理課

水経

総務課

水総

サービス課

水サ

水道工事課

水工

水道浄水課

水浄

下水道施設課

下施

下水道工事課

下工

岡崎市上下水道局文書取扱規程

令和5年3月20日 上下水道局管理規程第1号

(令和6年4月1日施行)