○岡崎市文書取扱規程

平成16年12月24日

訓令第4号

岡崎市文書取扱規程(昭和33年岡崎市訓令第3号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第3条)

第2章 文書等の管理体制(第4条~第7条)

第3章 文書等の収受

第1節 電磁的記録の収受(第8条~第9条の2)

第2節 文書の収受(第10条~第12条)

第4章 文書等の作成(第13条~第17条の2)

第5章 文書等の施行(第18条~第20条)

第6章 文書等の整理及び保存(第21条~第30条)

第7章 文書等の廃棄等(第31条~第34条)

第8章 歴史公文書(第35条)

第9章 紛失等への対応(第36条)

第10章 雑則(第37条・第38条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、市長部局における文書等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理すべきものをいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものをいう。

(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、回議、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。

(4) 完結文書 事案の処理が完結した文書等をいう。

(5) 常用文書 課及び室並びに公所(以下「課等」という。)において常時使用する台帳、帳簿等で、加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するものをいう。

(6) 歴史公文書 歴史資料として重要な文書等(実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書等を含む。)をいう。

(7) 実施機関 教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会、水道事業及び下水道事業管理者及び消防長並びに議会をいう。

(事務処理の原則)

第3条 事案の決定は、文書等を作成して行うことを原則とする。

2 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

第2章 文書等の管理体制

(総務部長)

第4条 総務部長は、課等における文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2 総務部長は、必要があると認めるときは、課等の長の文書等の管理の状況について検査を行うことができる。

(総務文書課長)

第5条 総務部総務文書課長は、総務部長を補佐し、課等における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、課等の長に必要な指導及び助言をするものとする。

(課等の長)

第6条 課等の長は、当該課等における文書事務を統括する。

(文書管理責任者及び文書取扱主任者)

第7条 課等に、文書管理責任者及び文書取扱主任者を置く。

2 文書管理責任者は、原則として、副課長等(岡崎市行政組織規則(平成15年岡崎市規則第6号)第116条第2項に規定する事務長補佐、同規則第119条に規定する副課長等又はこれらに相当する職にある者をいう。以下この項において同じ。)とする。ただし、副課長等が置かれていない課等にあっては、課等の長がこれを行う。

3 文書管理責任者は、課等の長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 課等の文書事務に係るリスク管理に関すること。

(2) 文書事務に関し課等で一元的に取りまとめるべき事項に関すること。

(3) 文書取扱主任者が主として行う文書事務の統括に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、課等の文書等の取扱いの統一に関すること。

4 文書取扱主任者は、原則として、係長(岡崎市行政組織規則第120条第3項に規定する係長をいう。以下この項において同じ。)とする。ただし、係長が置かれていない課等にあっては、課等の長がこれを指名する。

5 文書取扱主任者は、課等の長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書事務の促進、改善及び指導に関すること。

(2) 完結文書の整理、保存及び廃棄に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、文書等の取扱いに関すること。

第3章 文書等の収受

第1節 電磁的記録の収受

(電磁的記録の受信)

第8条 通信回線を利用して市長の使用に係る電子計算機に到達した電磁的記録は、課等において受信する。

(電磁的記録の収受)

第9条 受信した電磁的記録は、文書取扱主任者の点検を経て、当該事務を担当する職員に回付しなければならない。

2 受信した電磁的記録が当該課等の所管に属さないものであるときは、当該電磁的記録を主管課に転送しなければならない。

第9条の2 前条第1項の規定により電磁的記録の回付を受け、又は次条第1項の規定により電磁的記録を記録した光ディスク等の媒体の回付を受けた職員は、文書管理システム(文書管理システム以外の情報システムを使用して処理することが個別の事務を処理するため適当であると当該事務を所掌する課等の長が認める場合にあっては、当該情報システム(文書等の収受等の事務の処理を行う機能を有するものであって、当該事務の処理につき文書管理システムと同等の機能を有するものに限る。)。以下この条(第3項を除く。)及び第12条において同じ。)に当該電磁的記録及び文書管理事項(収受年月日、件名その他の文書等の管理上必要な事項をいう。以下同じ。)を登録しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、当該電磁的記録が次の各号のいずれかに該当する場合には、文書管理システムに文書管理事項のみ登録して、当該電磁的記録の登録を省略することができる。この場合においては、当該電磁的記録を用紙に出力し、その余白に文書収受印を押さなければならない。

(1) 秘密に属し、特に慎重な取扱いを要するものであって、閲覧を制限する必要がある場合

(2) 前号に定めるもののほか、当該電磁的記録を文書管理システムに登録することが適当でない場合

3 前2項の規定にかかわらず、個別の事務に係る同種の文書等を定例的に処理する場合であって、当該文書等を文書管理システムに代えて管理するための帳票(以下この条及び第12条において「代替帳票」という。)により一連の文書等として管理することが合理的と認められるときは、当該事務を所掌する課等の長は、次に掲げる事項を行う方法により収受の処理をすることができる。

(1) 代替帳票に当該電磁的記録に係る文書管理事項を記録すること。

(2) 当該電磁的記録を用紙に出力し、その余白に文書収受印を押すこと。

4 前項の規定による代替帳票を使用する場合において、当該事務を所掌する課等の長が認めたときは、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。

5 第1項から第3項までの規定にかかわらず、当該電磁的記録が第23条第2項の規定により定めた保存期間が1年未満のものである場合又は当該職員が文書管理システムを容易に利用できる環境にない場合(第3項の規定により代替帳票を使用して収受の処理をする場合を除く。)は、当該電磁的記録を用紙に出力し、その余白に文書収受印を押す方法により収受の処理をすることができる。

第2節 文書の収受

(文書の受領及び配布)

第10条 郵便その他の方法により市役所に到達した文書(電磁的記録を記録した光ディスク等の媒体を含む。以下この条及び次条において同じ。)は、総務部総務文書課において受領し、開封しないで次に掲げるものを除くほか、文書配布棚により配布するものとする。ただし、封皮の宛先のみでは主管課が明らかでないときは、開封して主管課を確認の上文書配布棚により配布する。

(1) 大量のもの

(2) 現金、郵便切手(返信用のものを除く。)、収入印紙又は有価証券を添付するもの

(3) 書留、配達証明その他の特殊な取扱いに係るもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、文書配布棚により配布することが不適当なもの

2 市役所本庁の課及び室以外の課等が主管する文書の収集及び配布については、総務部総務文書課長が当該課等の長と協議して定めるところによる。

(文書の収受)

第11条 課等において配布を受け、又は直接受領した文書は、文書取扱主任者の点検を経て、当該事務を担当する職員に回付しなければならない。

2 文書が主管を誤って配布されたときは、当該文書にその旨を記載した付箋を付し、遅滞なく総務部総務文書課長に返付しなければならない。

第12条 前条第1項の規定により文書の回付を受けた職員は、当該文書の電子文書化(文書に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)で読み取ることにより電磁的記録に変換するこという。以下この条において同じ。)を行い、これにより取得した電磁的記録及び文書管理事項を文書管理システムに登録しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、当該文書が次の各号のいずれかに該当する場合には、文書管理システムに文書管理事項のみ登録して、当該文書の電子文書化及びこれにより取得した電磁的記録の登録を省略することができる。この場合においては、当該文書の余白に文書収受印を押さなければならない。

(1) 第9条の2第2項各号のいずれかに該当する場合

(2) 大量又は大型の文書であって、電子文書化が困難である場合

(3) 法令等の定めにより署名又は押印を必要とする場合

(4) 前3号に定めるもののほか、当該文書の電子文書化が適当でない場合

3 前2項の規定にかかわらず、個別の事務に係る同種の文書等を定例的に処理する場合であって、当該文書等を代替帳票により一連の文書等として管理することが合理的と認められるときは、当該事務を所掌する課等の長は、次に掲げる事項を行う方法により収受の処理をすることができる。

(1) 代替帳票に当該文書に係る文書管理事項を記録すること。

(2) 当該文書の余白に文書収受印を押すこと。

4 前項の規定による代替帳票を使用する場合において、当該事務を所掌する課等の長が認めたときは、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。

5 第1項から第3項までの規定にかかわらず、当該文書が第23条第2項の規定により定めた保存期間が1年未満のものである場合又は当該職員が文書管理システムを容易に利用できる環境にない場合(第3項の規定により代替帳票を使用して収受の処理をする場合を除く。)は、当該文書の余白に文書収受印を押す方法により収受の処理をすることができる。

6 第1項の規定により電子文書化を行う職員は、原文書に記載されている事項の脱漏、損傷等がないよう留意しなければならない。

7 第1項の規定による電子文書化により取得した電磁的記録の原文書は、第23条第2項の規定により定める保存期間を1年未満とすることができる。

第4章 文書等の作成

(起案)

第13条 事案を起案するときは、文書管理システム(文書管理システム以外の情報システムを使用して処理することが個別の事務を処理するため適当であると当該事務を所掌する課等の長が認める場合にあっては、当該情報システム(文書等の起案等の事務の処理を行う機能を有するものであって、当該事務の処理につき文書管理システムと同等の機能を有するものに限る。)。以下この条において同じ。)に必要な事項を登録することにより行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、文書管理システムから出力した起案用紙に必要な事項を記載し、起案者が押印することにより起案を行うことができる。

(1) 第9条の2第2項若しくは第3項又は前条第2項若しくは第3項の規定により収受の処理をした文書等に基づいて起案をする場合

(2) 起案に係る文書等が秘密に属し、特に慎重な取扱いを要するものであって、閲覧を制限する必要がある場合

(3) 前2号に定めるもののほか、起案に係る文書等を文書管理システムに登録することが適当でない場合

3 前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合には、当該各号に定める方法により起案を行うことができる。

(1) 第9条の2第5項の規定により収受の処理をした電磁的記録に基づいて起案をする場合 同項の規定により出力された用紙又は事案の決定のための案を記載した書面の余白に必要な事項を記載し、起案者が押印する方法

(2) 前条第5項の規定により収受の処理をした文書に基づいて起案をする場合 当該文書又は事案の決定のための案を記載した書面の余白に必要な事項を記載し、起案者が押印する方法

(3) 起案に係る文書等が第23条第2項の規定により定めた保存期間が1年未満のものである場合又は起案者が文書管理システムを容易に利用できる環境にない場合 事案の決定のための案を記載した書面の余白に必要な事項を記載し、起案者が押印する方法

4 文書等の起案には、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案は、易しく、わかりやすいものとし、必要に応じて箇条書とすること。

(2) 短い文案を除き、簡潔な標題を付け、伺い、照会、回答等その文案の性質を現す言葉を括弧書すること。

(文書等の機関名)

第14条 発送する文書等の発信者は、別に定めがあるものを除き、全て市長名を用いなければならない。ただし、文書等の性質又は内容により特に必要がある場合は、補助機関名を用いることができる。

(文書等の記号及び番号)

第15条 次の各号に掲げる文書等には、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、第4号に掲げる文書等であって、市の組織内に発するもの、軽易なものその他記号及び番号を付すことが適当でないものは、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び訓 記号は「岡崎市条例」、「岡崎市規則」、「岡崎市告示」、「岡崎市公告」、「岡崎市訓令」又は「岡崎市訓」とし、番号は令達番号簿による番号とする。

(2) 議会の議決、同意、承認若しくは認定を要し、若しくは議会への諮問を要し、又は議会への報告を要する文書等 記号は「議案」、「同意」、「承認」、「認定」若しくは「諮問」又は「報告」とし、番号は議案番号簿による番号とする。

(3) 達及び指令 記号は別表第1に掲げる主管課を表した略字に年度を表す数字及び「岡崎市達」又は「岡崎市指令」の文字を冠したものとし、番号は文書管理システムにより主管課ごとに付された番号(以下「文書番号」という。)とする。

(4) その他の発送文書 記号は別表第1に掲げる主管課を表した略字に年度を表す数字を冠したものとし、番号は文書番号とする。

2 前項第3号及び第4号の規定にかかわらず、第13条第1項又は第2項の規定により文書管理システム以外の情報システムを使用して起案をした事案に係る文書等に付する番号は、当該情報システムにより付された番号とする。

3 文書番号は毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日に止めるものとし、前項の規定による番号は、文書番号と重複しないよう、毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日に止めるものとし、令達番号簿及び議案番号簿による番号は種類ごとに毎年1月1日から付し始め、同年12月31日に止めるものとする。

4 令達番号簿及び議案番号簿(これらの作成に代えて電磁的記録の作成がされている場合における当該電磁的記録を含む。)は、総務部総務文書課に備える。

(回議等)

第16条 起案した文書等は、当該事務を主管する上司に回議した後に、岡崎市決裁規程(昭和56年岡崎市訓第9号)の定めるところにより決裁を受けるものとする。

2 事案の内容が他の部課等に関係を有するときは、前項の決裁を受ける前に、当該他の部課等の長に合議するものとする。

3 第1項の規定による回議及び決裁並びに前項の規定による合議(次項において「回議等」という。)は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(1) 第13条第1項の規定により起案する場合 文書管理システム(同項の規定により文書管理システム以外の情報システムを使用して起案をした場合にあっては、当該情報システム)により回付する方法

(2) 第13条第2項又は第3項の規定により起案する場合 書面により回付する方法

4 前3項に定めるもののほか、回議等に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

(供覧)

第17条 電子文書で供覧を要するものは、文書管理システムにより関係職員に回付するものとする。

2 第9条の2第1項の規定により文書管理システム以外の情報システムにより収受の処理をした電磁的記録で供覧を要するものは、当該情報システムにより関係職員に回付するものとする。

3 第9条の2第2項又は第12条第2項の規定により収受の処理をした文書等で供覧を要するものは、文書管理システム(第9条の2第2項又は第12条第2項の規定により文書管理システム以外の情報システムにより収受の処理をした場合にあっては、当該情報システム)から出力した供覧用紙を用いて、書面により関係職員に回付するものとする。

4 次の各号に掲げる文書等で供覧を要するものは、当該各号に定める方法により関係職員に回付するものとする。

(1) 第9条の2第3項の規定により収受の処理をした電磁的記録 同項第2号の規定により出力された用紙に供覧の表示をしたものを回付する方法

(2) 第9条の2第5項の規定により収受の処理をした電磁的記録 同項の規定により出力された用紙に供覧の表示をしたものを回付する方法

(3) 第12条第3項又は第5項の規定により収受の処理をした文書 当該文書に供覧の表示をしたものを回付する方法

5 前各項の規定にかかわらず、起案を直ちに行うことができる場合は、前各項の規定による供覧を省略することができる。

(決裁済の文書等の修正)

第17条の2 決裁済の文書等を修正することは、修正を行うための起案をして、改めて決裁を受けること(次項において「修正のための決裁」という。)をしなければ、これを行ってはならない。

2 前項の規定にかかわらず、軽微かつ明白な誤りに係るものの訂正行為等であって、課等の長が必要と認める場合に限り、修正のための決裁を省略することができる。

第5章 文書等の施行

(浄書及び照合)

第18条 決定された事案を文書等により施行する場合は、当該文書等を浄書し、決裁済の文書等と照合しなければならない。

(公印等)

第19条 施行する文書等は、公印(岡崎市公印規則(昭和40年岡崎市規則第23号)第2条第2項に規定する公印をいう。)の押印又は電子署名(岡崎市電子署名規程(平成20年岡崎市訓令第1号)第4条に規定する電子署名をいう。)の付与を行わなければならない。ただし、次に掲げる文書等については、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。

(1) 市の組織内に発する文書等

(2) 公印が押印されている文書等の添え書き

(3) 刊行物、資料等の送付文

(4) 照会及び回答に関する文書等

(5) 行事等の通知の文書等

(6) 権利又は義務に直接関係しない一定の事実を事務上の参考として通知する文書等

2 公印の取扱いについては、岡崎市公印規則の定めるところにより、電子署名の取扱いについては、岡崎市電子署名規程の定めるところによる。

(郵送)

第20条 郵送により文書を施行しようとするときは、総務部総務文書課に提出しなければならない。この場合において、郵送する文書が大量のものであるときは、あらかじめその旨を総務部総務文書課長に申し出なければならない。

第6章 文書等の整理及び保存

(完結文書の整理)

第21条 完結文書は、次に定めるところにより整理するものとする。

(1) 相互に密接な関連を有する文書等を一の集合物(以下この号において「簿冊」という。)にまとめるとともに、当該簿冊に名称を付すこと。

(2) 文書等は、年度ごとに編集すること。ただし、第15条第1項第1号及び第2号に規定する文書等にあっては、暦年ごとに編集すること。

(3) 事案が2年度又は2年以上にわたるものは、完結した日の属する年度又は年に属するものとして編集すること。

2 前項に定めるもののほか、文書等の整理に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

第22条 削除

(保存期間)

第23条 文書等の保存期間の区分は、法令に別段の定めがある場合を除き、次のとおりとする。

(1) 30年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

(6) 1年未満

2 文書等の保存期間は、別表第2に定める文書等保存期間区分基準表に基づき課等の長が定めるものとする。

3 文書等の保存期間は、第15条第1項第1号及び第2号に規定する文書等にあっては処理が完結した日の属する年の翌年の初日から、それ以外の文書等にあっては処理が完結した日の属する年度(収支に関するものにあっては、当該収支の属する会計年度)の翌年度の初日から起算する。

4 前3項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書等については、保存期間が満了した日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が満了するまでの間、当該文書等を保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書等が他の区分にも該当する場合は、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間、保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの 岡崎市情報公開条例(平成11年岡崎市条例第31号)第11条各項及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(常用文書の指定等)

第24条 課等の長は、常用文書を指定することができる。

2 前項の規定により指定された常用文書の保存期間は、前条第3項の規定にかかわらず、常時使用する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(完結文書の引継ぎ)

第25条 課等の長は、保存期間が10年以上の完結文書(文書に限る。)については、総務部総務文書課長に引き継がなければならない。ただし、当該課等において保存を必要とするものは、総務部総務文書課長と協議の上、当該課等において保存することができる。

(保存文書の索引)

第26条 総務部総務文書課の職員は、前条本文の規定によって引継ぎを受けた完結文書(以下「保存文書」という。)の整理の状況を確認し、これらに収蔵番号を付さなければならない。

2 総務部総務文書課の職員は、前項の規定により付した収蔵番号に基づき、保存文書目録を作成しなければならない。

(収蔵)

第27条 総務部総務文書課の職員は、保存文書についてはこれを収蔵番号順に整理し、書庫に収蔵しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第28条 保存文書を閲覧しようとする職員は、総務部総務文書課長の指示に従わなければならない。

2 保存文書の閲覧期間は、7日以内とする。

3 保存文書を閲覧する場合は、いかなる理由があっても、抜き取り、取り換え若しくは増訂し、又は総務部総務文書課長の許可を受けないで庁舎外へ持ち出してはならない。

(課等において保存する文書等)

第29条 完結文書(保存文書を除く。)及び常用文書は、当該文書等の主管課において保存するものとする。

2 文書管理責任者は、前項に規定する文書等については、保存文書目録を作成しなければならない。

(電磁的記録等による保存の特例)

第30条 完結文書(文書に限る。)のうち、総務部総務文書課長と課等の長が協議して定めたものについては、電磁的記録又はマイクロフィルム(以下この条において「電磁的記録等」という。)に変換して保存することができる。この場合においては、原文書に記載されている事項の脱漏、損傷等がないよう留意するとともに、当該電磁的記録等が改ざんされないよう必要な措置を講じなければならない。

2 前項の規定により電磁的記録等に変換して保存した場合における当該電磁的記録等の保存期間は、その原文書について定められた保存期間とする。

3 第1項の規定により電磁的記録等に変換して保存した場合における当該電磁的記録等の原文書は、その保存期間の満了の日前に廃棄することができる。

第7章 文書等の廃棄等

(保存期間の延長)

第31条 課等の長は、その保存する完結文書(保存文書を含む。以下「保存完結文書等」という。)のうち保存期間が満了したものについて、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めて保存完結文書等の保存期間を延長することができる。

2 前項の場合において、当該課等の長は、あらかじめ、当該保存完結文書等の名称及び延長する期間を総務部総務文書課長に報告しなければならない。ただし、保存期間が1年未満の保存完結文書等については、この限りでない。

3 前項本文の規定による報告を受けたときは、総務部総務文書課長は、当該課等の長に対し、意見を述べることができる。

(廃棄処分の決定)

第32条 課等の長は、保存完結文書等の保存期間が満了したときは、廃棄処分の決定をするものとする。

2 前条第2項及び第3項の規定は、前項の場合において準用する。

(廃棄処分)

第33条 総務部総務文書課長は、前条の規定により廃棄処分の決定がされた保存完結文書等(電子文書に限る。)について、速やかに廃棄しなければならない。

2 文書管理システム以外の情報システムを管理する課等の長は、前条の規定により廃棄処分の決定がされた保存完結文書等(文書管理システム以外の情報システムに登録された電磁的記録(次項において「業務システム電子文書」という。)に限る。)について、速やかに廃棄しなければならない。

3 課等の長は、前条の規定により廃棄処分の決定をした保存完結文書等(電子文書及び業務システム電子文書を除く。)について、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄の方法)

第34条 他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書等を廃棄する場合は、裁断、溶解、焼却、消去その他の復元不可能な方法により廃棄しなければならない。

第8章 歴史公文書

(歴史公文書の選定及び保存)

第35条 総務部総務文書課長は、第32条の規定により廃棄処分の決定がされた保存完結文書等(保存期間が10年以上のものに限る。)のうちから歴史公文書を選定し、及び保存するものとする。

2 総務部総務文書課長は、前項に規定するほか、歴史資料として重要と認める文書を歴史公文書に選定することができる。

3 歴史公文書の選定においては、実施機関の協力を求めることができる。

4 前3項に定めるもののほか、歴史公文書の選定及び保存に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

第9章 紛失等への対応

第36条 課等の長は、文書等の紛失、盗難又は誤廃棄(次項において「紛失等」という。)が発生したときは、直ちに総務部総務文書課長に報告しなければならない。

2 前項に定めるもののほか、文書等の紛失等の対応に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

第10章 雑則

(文書管理の特例)

第37条 課等の長は、文書等の管理がこの訓令に定めるところにより難いときは、総務部長の承認を受けて別に定めることができる。

(委任)

第38条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、総務部長が定める。

1 この訓令は、平成17年1月1日から施行する。

2 この訓令の施行の日前に事案の処理が完結した文書(平成16年度の収支に関する文書を除く。)の整理、保存及び廃棄については、なお従前の例による。

(平成17年3月25日訓令第1号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(平成17年12月14日訓令第2号)

この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

(平成18年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年3月26日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年7月23日訓令第3号)

この訓令は、平成19年8月6日から施行する。

(平成20年3月26日訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年3月26日訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年3月18日訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成23年3月28日訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成24年3月22日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成25年3月25日訓令第1号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成26年3月25日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平成27年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年3月30日訓令第1号)

1 この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前に保存期間が永年とされた文書等については、当該文書等の処理が完結した日の属する年度(収支に関するものにあっては、当該収支の属する会計年度)の翌年度の6月1日から起算して30年を経過する日又は施行日のいずれか遅い日にその保存期間が満了するものとする。ただし、法令等の規定により保存期間が永年とされたものについては、この限りでない。

(平成30年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(平成31年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和2年3月27日訓令第1号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和2年10月14日訓令第4号)

この訓令は、令和2年10月15日から施行する。

(令和3年3月18日訓令第1号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(令和3年9月29日訓令第3号)

この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

(令和4年3月29日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(岡崎市電子署名規程の一部改正)

2 岡崎市電子署名規程(平成20年岡崎市訓令第1号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(令和5年3月17日訓令第1号)

1 この訓令は、令和5年3月20日から施行する。ただし、別表第1の改正規定は、同年4月1日から施行する。

2 改正後の第23条第4項第4号の規定の適用については、令和5年3月31日までの間、同号中「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条各項」とあるのは、「岡崎市個人情報保護条例(平成11年岡崎市条例第32号)第21条各項」とする。

(令和6年3月22日訓令第1号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

別表第1(文書記号表)

部名

課名

記号

総合政策部

企画課

デジタル推進課

秘書課

広報課

地域創生課

地創

財務部

財政課

行政経営課

市民税課

市税

資産税課

納税課

総務部

総務文書課

庁舎車両管理課

人事課

契約課

情報システム課

市民安全部

市民協働推進課

市協

防犯交通安全課

防安

消費生活センター

消生

防災課

市民課

岡崎支所

岡支

大平支所

大支

東部支所

東支

岩津支所

岩支

矢作支所

矢支

六ツ美支所

六支

額田支所

額支

社会文化部

文化振興課

スポーツ振興課

体育館

多様性社会推進課

生涯学習課

生学

中央市民センター

中セ

南部市民センター

南セ

大平市民センター

大セ

東部市民センター

東セ

岩津市民センター

岩セ

矢作市民センター

矢セ

六ツ美市民センター

六セ

中央図書館

中図

美術博物館

美博

地域文化広場

地文

美術館

福祉部

地域福祉課

ふくし相談課

障がい福祉課

長寿課

介護保険課

国保年金課

医療助成室

保健部

保健政策課

保政

生活衛生課

保衛

ワクチン接種推進室

保ワ

健康増進課

保健

動物総合センター

こども部

こども育成課

子育て支援室

子支

家庭児童課

保育課

総合子育て支援センター

総子

根石保育園

根保

城北保育園

城保

福岡保育園

福保

福岡南保育園

福南保

藤川保育園

藤保

山中保育園

山保

本宿保育園

本保

常磐保育園

常保

岩松保育園

岩保

細川保育園

細保

大樹寺保育園

大保

北野保育園

北保

矢作西保育園

矢西保

矢作南保育園

矢南保

六ツ美中保育園

六中保

六ツ美南保育園

六南保

六ツ美西保育園

六西保

百々保育園

百保

八帖保育園

八保

若松保育園

若保

六名南保育園

六名保

竜谷保育園

竜保

島坂保育園

島保

中園保育園

中保

井田保育園

井保

稲熊保育園

稲保

大西保育園

大西保

奈良井保育園

奈保

緑丘保育園

緑保

豊富保育園

豊保

宮崎保育園

宮保

形埜保育園

形保

下山保育園

下保

南部乳児保育園

南乳保

梅園こども園

梅こ

広幡こども園

広こ

矢作こども園

矢こ

こども発達相談センター

こ発

環境部

環境政策課

環政

ゼロカーボンシティ推進課

環境保全課

環保

廃棄物対策課

ごみ対策課

ご対

清掃施設課

総合検査センター

経済振興部

商工労政課

観光推進課

農務課

農地整備課

農整

中山間政策課

中山

土木建設部

建設企画課

建企

土木管理課

道路維持課

道維

道路建設課

道建

河川課

都市政策部

都市計画課

建築指導課

建指

まちづくり推進課

住環境整備課

住環

都市基盤部

拠点整備課

市街地整備課

市整

公園緑地課

建築課

住宅計画課

市民病院事務局

総務課

病総

施設課

病施

医事課

病医

市民病院医局

病医局

市民病院医療技術局

病技

市民病院経営企画室

病経

市民病院総合研修センター

病研

市民病院医療情報室

病情

市民病院医療安全推進センター

病安

市民病院地域医療連携室

病連

市民病院患者サポートセンター

病サ

額田宮崎診療所

宮診

額田北部診療所

北診

こども発達医療センター

こ医

看護専門学校

会計課

その他

市長の定めるところによる。

別表第2(文書等保存期間区分基準表)

1 30年保存

(1) 条例の制定、改正又は廃止その他の案件を議会に提出するための決裁文書

(2) 特別の法律により設立され、かつ、その設立に関し市長の認可を要する法人(以下「認可法人」という。)の設立又は廃止に係る意思決定を行うための決裁文書

(3) 総合的な計画策定のための決裁文書

(4) (1)から(3)までに掲げるもののほか、市政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

(5) 規則、訓令又は訓の制定、改正又は廃止のための決裁文書

(6) 行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第3号又は岡崎市行政手続条例(平成9年岡崎市条例第3号)第2条第4号に規定する許認可等(以下「許認可等」という。)をするための決裁文書で当該許認可等の効果が10年を超えて存続するもの

(7) 訴訟に関する決裁文書

(8) 市有財産の取得、処分又は管理に関する帳簿

(9) 行政委員会の委員及び監査委員並びに附属機関の委員の任命に関する決裁文書

(10) 職員の任免、賞罰又は履歴に関する決裁文書

(11) 文書等の保存、廃棄又は引継ぎの状況が記録された帳簿

(12) 公印の調製、改刻又は廃止に関する帳簿

(13) 市の歴史を後代に伝えるために重要な意味を持つ文書等

(14) その他30年間保存する必要があると認める文書等

2 10年保存

(1) 附属機関の答申、建議又は意見が記録された文書等

(2) 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が5年を超え10年以内存続するもの

(3) 所管行政上の重要な意思決定を行うための決裁文書

(4) 審査請求に対する裁決その他の処分を行うための決裁文書

(5) 栄典又は表彰を行うための決裁文書

(6) 予算、決算及び収支に関する文書等で重要なもの

(7) その他10年間保存する必要があると認める文書等

3 5年保存

(1) 法令又は条例により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書

(2) 認可法人の業務の実績報告書

(3) 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が3年を超え5年以内存続するもの

(4) 行政手続法第2条第4号又は岡崎市行政手続条例第2条第5号の不利益処分(その内容が軽微なものを除く。)をするための決裁文書

(5) 所管行政上の意思決定を行うための決裁文書

(6) 予算、決算及び収支に関する文書等

(7) その他5年間保存する必要があると認める文書等

4 3年保存

(1) 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年を超え3年以内存続するもの

(2) 所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書

(3) 調査又は研究の結果が記録された文書等

(4) 職員の勤務の状況が記録された文書等

(5) 予算、決算及び収支に関する文書等で比較的軽易なもの

(6) その他3年間保存する必要があると認める文書等

5 1年保存

(1) 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年以内存続するもの

(2) 所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

(3) 予算、決算及び収支に係る文書等で軽易なもの

(4) その他1年間保存する必要があると認められる文書等

6 1年未満

その他の文書等

岡崎市文書取扱規程

平成16年12月24日 訓令第4号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政組織/第5章 文書・公印
沿革情報
平成16年12月24日 訓令第4号
平成17年3月25日 訓令第1号
平成17年12月14日 訓令第2号
平成18年3月30日 訓令第1号
平成19年3月26日 訓令第1号
平成19年7月23日 訓令第3号
平成20年3月26日 訓令第2号
平成21年3月26日 訓令第1号
平成22年3月18日 訓令第1号
平成23年3月28日 訓令第1号
平成24年3月22日 訓令第1号
平成25年3月25日 訓令第1号
平成26年3月25日 訓令第1号
平成27年3月31日 訓令第1号
平成28年3月30日 訓令第1号
平成29年3月30日 訓令第1号
平成30年3月27日 訓令第1号
平成31年3月27日 訓令第1号
令和2年3月27日 訓令第1号
令和2年4月24日 訓令第3号
令和2年10月14日 訓令第4号
令和3年3月18日 訓令第1号
令和3年9月29日 訓令第3号
令和4年3月29日 訓令第1号
令和5年3月17日 訓令第1号
令和6年3月22日 訓令第1号