(趣旨)

第1条　この訓令は、消防本部及び消防署における文書等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事案の決定は、文書等を作成して行うことを原則とする。

(消防長)

第4条　消防長は、課等における文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

(総務課長)

第5条　総務課長は、消防長を補佐し、課等における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、課等の長に必要な指導及び助言をするものとする。

(課等の長)

第6条　課等の長は、当該課等における文書事務を統括する。

(文書管理責任者及び文書取扱主任者)

第7条　課等に、文書管理責任者及び文書取扱主任者を置く。

(文書の受領及び配布)

第8条　郵便その他の方法により消防本部に到達した文書(電磁的記録を記録した光ディスク等の媒体を含む。)は、総務課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(文書等の記号及び番号)

第9条　次の各号に掲げる文書等には、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、第3号に掲げる文書等であって、市の組織内に発するものその他記号及び番号を付すことが適当でないものは、この限りでない。

(公印等)

第10条　施行する文書等は、公印(岡崎市消防本部等公印規程(昭和34年岡崎市消防本部訓令第2号)第2条に規定する公印をいう。)の押印又は電子署名(岡崎市消防本部等電子署名規程(令和6年岡崎市消防本部訓令第3号)第2条第1号に規定する電子署名をいう。)の付与を行わなければならない。ただし、次に掲げる文書等については、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。

(郵送)

第11条　郵送により文書を施行しようとするときは、その員数を確認して、総務課に提出しなければならない。

(廃棄処分)

第12条　総務課長は、次条の規定によりその例によることとされる岡崎市文書取扱規程第32条の規定により廃棄処分の決定がされた保存完結文書等(電子文書及び同規程第33条第2項に規定する業務システム電子文書(当該業務システム電子文書が登録された情報システムを管理する者が、市長の補助機関である場合に限る。)に限る。)について、速やかに市長の補助機関に廃棄を依頼しなければならない。

(文書等の取扱い)

第13条　消防本部及び消防署における文書等の取扱いについては、第3条から前条までに定めるもののほか、岡崎市文書取扱規程の規定(第1章、第2章、第10条、第15条、第19条、第20条、第33条第1項、第8章及び第10章の規定を除く。)の例による。この場合において、同規程の規定(第16条第4項、第21条第2項及び第36条第2項の規定を除く。)中「総務部総務文書課長」とあるのは「総務課長」と読み替えるほか、次の表の左欄に掲げる同規程の規定中同表の中欄に掲げる字句は、それぞれ同表の右欄に掲げる字句に読み替えるものとする。

(文書管理の特例)

第14条　課等の長は、文書等の管理がこの訓令に定めるところにより難いときは、消防長の承認を受けて別に定めることができる。