(1)　文書等　職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理すべきものをいう。

(2)　電子文書　電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものをいう。

(3)　文書管理システム　電子計算機を利用して文書等の収受、起案、回議、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。

(4)　完結文書　事案の処理が完結した文書等をいう。

(5)　常用文書　課並びに消防署の本署、分署及び出張所(以下「課等」という。)において常時使用する台帳、帳簿等で、加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するものをいう。

(1)　課等の文書事務に係るリスク管理に関すること。

(2)　文書事務に関し課等で一元的に取りまとめるべき事項に関すること。

(3)　文書取扱主任者が主として行う文書事務の統括に関すること。

(4)　前3号に掲げるもののほか、課等の文書等の取扱いの統一に関すること。

(1)　文書事務の促進、改善及び指導に関すること。

(2)　完結文書の整理、保存及び廃棄に関すること。

(3)　前2号に掲げるもののほか、文書等の取扱いに関すること。

(1)　封書は、開封しないで主管課に配布すること。ただし、封皮の宛先のみでは主管課が明らかでないときは、開封して主管課を確認の上配布すること。

(2)　親展文書は、封をしたまま名宛人に配布すること。

(1)　告示、公告、訓令及び訓　記号は「岡崎市消防本部告示」、「岡崎市消防本部公告」、「岡崎市消防本部訓令」又は「岡崎市消防本部訓」とし、番号は令達番号簿による番号とする。

(2)　達及び指令　記号は別表に掲げる主管課を表した略字に年度を表す数字及び「岡崎市消防本部達」又は「岡崎市消防本部指令」の文字を冠したものとし、番号は文書管理システムにより主管課ごとに付された番号(次号及び次項において「文書番号」という。)とする。

(3)　その他の発送文書　記号は別表に掲げる主管課を表した略字に年度を表す数字を冠したものとし、番号は文書番号とする。

(1)　市の組織内に発する文書等

(2)　公印が押印されている文書の添え書き

(3)　刊行物、資料等の送付文

(4)　照会及び回答に関する文書等

(5)　行事等の通知の文書等

(6)　権利又は義務に直接関係しない一定の事実を事務上の参考として通知する文書等